Logiciel de gestion et création d' Intranet & Extranet

Logiciel de gestion Intranet et Extranet par Bexter

 

 

 

Présentation
BBintra est l'outil indispensable des entreprises qui souhaitent mettre en place un véritable Intranet et en assurer elles-mêmes la gestion en toute simplicité.

Consultation prenant en compte les droits d'accès des utilisateurs, bureau virtuel avec système de messagerie, animation des rubriques de l'intranet Web, borne sécurisée de téléchargement de documents, gestion de l'annuaire Internet, gestion de tâches, planning, reconnaissance automatique du collaborateur connecté, autant de fonctions proposées par le logiciel de gestion Intranet BBintra que vous pouvez moduler à la demande en fonction de vos besoins.

Les modules portail intranet

Module gestion de contenu (CMS)
Outil de communication idéal, l'intranet WEB permet d'animer une ou plusieurs rubriques associées aux différents services ou activités de votre entreprise.

Structure de l'intranet
La structure de l’intranet est construite par l’administrateur sur une hiérarchie de rubriques et sous-rubriques.

Les articles
En fonction de ses droits, un utilisateur peut être animateur d'une ou plusieurs rubriques où il pourra ainsi placer autant d’articles que nécessaire.
La rédaction des articles est très simple, elle se déroule via une interface Web WYSIWYG  proposant une mise en forme similaire à celle qui existe dans un traitement de texte (gestion des couleurs, polices, drag and drop des photos, etc...) Un article est constitué de plusieurs éléments qui permettent de le structurer : titre, résumé, mots clés, texte principal, photos, documents à télécharger,  fil de syndication au format XML/RSS,etc....

L'utilisateur peut définir ses articles favoris dans l’intranet, émettre ses propres notes, utiliser le moteur de recherche interne pour recherche n'importe quelle information dans l'intranet .
L’utilisateur peut également gérer ses favoris internet dans l’intranet, qu’il pourra importer d’Internet Explorer ou de Firefox.

Lié au module workflow, il permet à une équipe éditoriale de travailler simultanément sur le contenu du site et à un responsable de publication de valider les différentes contributions avant leur mise en ligne.

Module Borne de téléchargement
Borne sécurisée de téléchargement de documents et logiciels.
Ce module permet de diffuser les fichiers et documents internes.
Mise à disposition en téléchargement (format PDF, EXCEL, PowerPoint, etc…) ou en simple consultation.
Ces fichiers peuvent être aussi les dernières versions antivirus ou Progiciel à télécharger pour réactualiser les postes informatiques de vos collaborateurs parfois localisés sur différents sites ou pays.

Module Base de données
Base de données Web : gestion des articles, des familles / sous familles articles, descriptifs, références, photos, résumé etc…
L'équipe technique qui a en charge la réalisation de votre intranet se charge de la conception et de l'architecture de votre base de données.
Les informations sont réparties dans différentes tables suivant vos exigences fonctionnelles.
Dans le menu principal d'édition, les fiches sont présentées en ligne sous forme d'un tableau récapitulatif (20 à 40 lignes par tableau).
Des critères de recherches peuvent être appliqués pour réduire la sélection courante. Les fiches sont éditables séparément par un simple clic de souris.
En fonction de leur droits, les utilisateurs accéderont aux différentes bases de données créées. 

Module Publication
Gestion numérique des documents bureautiques communs .doc .xls .mpeg etc... Centralise l'archivage documentaire de votre entreprise à partir d'un explorateur windows commun. L'utilisateur de l' intranet accède en ligne à une copie de ses dossiers.

 

Module Gestion des moyens communs
Les utilisateurs de l’intranet peuvent effectuer une réservation de salle, voiture, matériel etc...
Un formulaire permet de choisir les options propres du moyen commun : rétroprojecteur, micro-ordinateur, nombre de chaises, etc…
La configuration des moyens s’effectue sous BBintra : définition de la capacité, du lieu, du responsable, des différentes options…
Ce module est interfacé avec le module Planning, ainsi il est possible d’afficher la disponibilité de chaque moyen commun sous forme d’un planning de réservation.

Module Work flow
A travers ce module vous pourrez établir et automatiser vos procédures internes.
Des mails ou tâches sont envoyés de manière automatique vers l'ensemble des collaborateurs concernés par les procédures établies.

Chaque fois que plusieurs personnes coopèrent dans un but commun, en suivant une procédure établie, il s'agit de workflow (gestion du flux de travail).
Quelques exemples d'applications concernées :
 le traitement des prêts dans une banque ;
 le traitement des sinistres dans une compagnie d'assurances ;
 le circuit de validation du contenu d'un intranet;
 la gestion d'un projet ;
 le suivi des recrutements ou des carrières dans la gestion des ressources humaines.

Module DRH
Congés
Avec ce module les utilisateurs peuvent remplir une demande de congés.
Cette demande de congés va suivre un circuit de signature : chef de service, puis DRH (par exemple) afin d’être validée ou refusée.
Les remplaçants peuvent être pris en compte.
Les confirmations ou refus sont envoyés par mail aux différents intervenants.
Ce module est interfacé avec le module Planning.
Un récapitulatif des congés donne la vue mensuelle de présence de tous les collaborateurs.

Paies
Avec ce module les chefs de service peuvent venir saisir les variables de payes (qui seront intégrées directement dans l’application de payes) , chercher et imprimer les bulletins de paye des collaborateurs, mis à leur disposition automatiquement par le service DRH.

Module Forum
Le Forum permet d'organiser de véritables discussions autour de thèmes dont le webmaster a le contrôle.
Le webmaster peut également prendre la fonction de modérateur pour contrôler les messages postés par les différents utilisateurs.

Module Chat
Pour permettre un dialogue en direct avec les différents collaborateurs de l'entreprise simultanément, le chat offre une interface de dialogue par messages écrits.

Module Revue de presse
Ce module offre un outil simple de mise à jour d’une revue de presse.
Les documents scannés sont classés et archivés au sein d’une arborescence documentaire.

Les Modules messagerie

 

Module Annuaire
Le module annuaire permet de créer autant d'annuaires que vous le souhaitez : annuaire interne, annuaire clients, annuaire fournisseurs, etc...  L'administrateur de l'intranet a la possibilité de définir et de paramétrer à 100%  les champs et les critères de recherche de ces annuaires. Compatible LDAP, le module annuaire peut également être alimenté via des liens ODBC pour récupérer les annuaires déjà existants au sein de l'entreprise.

Module Messagerie
Messagerie de groupe standard interne et externe conviviale et facile d'utilisation. Développée sur la base de normes ouvertes afin de garantir une interopérabilité maximale avec les services de messagerie électronique des différents fournisseurs. En fonction de ses droits, l'utilisateur pourra  en plus de ses contact peronnels accéder aux annuaires partagés de l'intranet.

Module Mailing
Ce module permet grâce à une interface simple et intuitive de concevoir et d'envoyer rapidement des e-mailings groupés et personnalisés.
Gestion avancée des fichiers de destinataires.
Importation et fusion de tous types de fichiers, bases de données et annuaires.
Création et gestion des annuaires de l'intranet et des contacts.

Module Gestion de tâches
Ce module vous offre un moyen de gestion des demandes d’intervention ou demandes de travaux. Ce module s’interface avec le module Planning.
Vous pourrez gérer les échéances de la tâche à effectuer, la date d’intervention et effectuer un suivi des demandes en cours.
Toutes les demandes de tâches sont archivées afin de permettre des recherches sur les dates d’intervention.

Module Planning
Le module planning est un agenda électronique partagé multi utilisateurs qui permet de planifier des réunions, d'organiser des rendez-vous ou de marquer les périodes d'indisponibilité de vos collaborateurs.
Des mails sont envoyés de manière automatique vers l'ensemble des collaborateurs concernés par les rendez-vous, pour leur permettre, éventuellement, de confirmer leur présence à des convocations.

Module Synchronisation Outlook
Synchronisation en ligne en mode nomade des modules Planning,  Annuaires et Gestion de tâches de l'intranet avec Outlook, Pocket PC, PDA, etc.. Fonction d'import/export de données, il vous permet de centraliser la gestion de l'ensemble de vos rendez-vous, annuaires et tâches aussi bien confidentiels que publics.

Autres modules

 

logiciel gestion intranet extranet bbintra bbextra

Module GED
Le module GED (Gestion Électronique de Document) centralise la numérotation et l'archivage documentaire de votre entreprise à partir de votre référentiel qualité.
Les propriétés des documents (nom client, adresse, objet du document, date…) sont saisies au travers d'un formulaire  afin d'être archivées et de générer un document pré-rempli qui est ensuite téléchargé sur le poste de travail de l'utilisateur.


Module Assistant secrétariat
Associé à la GED ce module permet de choisir des modèles types de documents et de les pré-remplir à partir d’un simple formulaire HTML : lettre de relance, fax…


Module liaison SI
Après une étude de faisabilité, notre équipe technique peut vous proposer une passerelle de votre propre système d'information vers BBadmi
La synchronisation des données entre votre système d'information et votre site peut alors devenir complètement automatique.
Il existe, suivant les besoins, des passerelles temps réel où les bases de données sont synchronisées, après chaque modification, par des synchronisations périodiques ou sur action opérateur. 

Module ODBC
Après une étude de faisabilité, notre équipe technique peut vous proposer une passerelle de votre propre système d'information vers BBintra ;
La synchronisation des données entre votre système d'information et votre site peut alors devenir complètement automatique.

 

Module spécifique
Bien entendu, Bexter est à votre écoute pour tout développement spécifique et tient à votre disposition son équipe d'ingénieurs d'étude.

Extension Extranet : BBextra
BBextra est l'outil indispensable des entreprises qui souhaitent mettre en place un véritable Extranet et en assurer elles-mêmes la gestion en toute simplicité.
Consultation prenant en compte les droits d'accès des utilisateurs (clients, partenaires etc…), bureau virtuel avec système de messagerie, animation des rubriques, borne sécurisée de téléchargement de documents, gestion de l'annuaire Internet, reconnaissance automatique du client, partenaire connecté, autant de fonctions proposées par le logiciel de gestion Extranet BBextra que vous pouvez moduler à la demande en fonction de vos besoins.

Les points forts de BBintra

 

Ergonomie
Entièrement développé autour d'une interface WEB, BBintra peut être lancé à partir d'un simple navigateur (Explorer, Mozilla).
Son Back Office permet de gérer les droits des utilisateurs et de superviser l'ensemble des tables de l'Intranet : Messagerie, forum de discussion, articles documentaires, profils utilisateurs, planning, gestion documentaire, gestion de tâches…

Simplicité
Pour la consultation comme pour l'administration, BBintra reste simple et intuitif.
Pour simplifier l'accès aux fonctions d'administration de l'intranet, les liens d'administration sont placés directement là où se trouve l'information en consultation. Ces liens d'administration sont affichés suivant le profil de l'utilisateur, en fonction de ses droits d'accès et de mise à jour de l'intranet.

Accessibilité
Comme pour BBadmi l'accès à l'intranet est possible à partir de n'importe quel endroit de la planète, à partir du moment où vous disposez d'un ordinateur connecté à Internet.
Vous pouvez également décider d'installer l'intranet directement sur votre réseau local sans sortir sur Internet. Un serveur LINUX ou WINDOWS doit alors être rajouté à votre parc machines sur lequel sera hébergé BBintra.

Sécurité
Pour sécuriser l'accès à BBintra vous disposez d'une authentification HTTP.
Un nom et un mot de passe vous sont communiqués et vous permettent d'accéder à votre administration.
De plus, toutes les informations sont cryptées par une connexion SSL.
Bien entendu, des systèmes plus complexes de protection peuvent être mis en place sur demande (exemple : système RSA et Firewall).

Ouverture du logiciel
Les bases de données gérées par BBintra sont ouvertes vers l'extérieur.
En utilisant les standards d'échange de données, BBintra peut émettre des données ou en recevoir de la plupart des systèmes de gestion de bases de données (Oracle, SQLServer, Access…) ou de logiciels manipulant des données tel que Excel, progiciels de gestion, Erp, etc.

Modularité du produit
Dans sa version de base BBintra dispose des fonctions :
Intranet Web (jusqu'à six rubriques basées sur le même modèle graphique)
Gestion des droits et groupes d'accès et d'administration des utilisateurs
Annuaire Internet
Le Back Office
Pour répondre à la diversité des besoins Intranet/Extranet, nous avons également développé un ensemble de modules optionnels qu'il suffit d'assembler pour couvrir l'ensemble de vos exigences techniques et fonctionnelles.

Fonctionnalités de base
Console d'administration BBintra
L'outil d'administration des bases de données, permet également au webmaster d'avoir un regard de supervision sur l'ensemble des tables de l'intranet :
Fiches forum ;
Fiches articles ;
Fiches utilisateurs ;
Fiches planning ;
Fiches documentaires ;
Fiches gestion de tâches ;
… (voir suivant options).

Profils utilisateurs
Lors de la déclaration d'un nouvel utilisateur, le webmaster responsable de l'administration du site déclare les droits d'accès aux différentes fonctions de l'intranet.

Mise à jour par les utilisateurs
Les utilisateurs peuvent à tout moment accéder à leur compte utilisateur pour modifier leurs coordonnées ou leur mot de passe et donner des informations complémentaires à la fiche utilisateur.

Gestion des comptes utilisateurs
A l'intégration de BBintra des groupes d'utilisateurs sont définis. En fonction des modules de BBintra, l'administrateur va définir les droits (animation, lecture seule, administration, etc...) de tous les modules groupe par groupe. Ensuite chaque utilisateur appartenant à un groupe héritera automatiquement des droits définis pour le groupe. Un utilisateur peut malgré tout avoir des droit spécifiques tout en faisant partie d'un groupe.  Gestion des groupes utilisateurs et des droits d’accès en lecture simple, en animation aux différents modules de BBintra ( contenu, annuaires, planning, base de données documentaire, gestion des moyens communs, gestion des congés, liens applications etc...).

Outils de recherche générale
BBintra possède un moteur de recherche basé sur un système d’indexation par mots qui va rechercher dans tous les modules de l'intranet mis en place :
Dans le contenu web de l'intranet,
Les annuaires,
Les bases de données,
Les tâches,
Les plannings,
La messagerie.

 

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